Glossar
Ablage Dokumente Bei der Ablage von Dokumenten war es in der Vergangenheit so, dass mit großem zeitlichen Aufwand die Verträge oder Rechnungen in Papierform abgelegt werden mussten. Durch die elektronische Dokumentenablage wird dieser Prozess enorm vereinfacht. Die elektronische Ablage von Dokumenten bringt mehr Transparenz in die Verwaltung von Dokumenten und bildet auch die Basis für eine revisionssichere Archivierung. Wer die Ablage von Dokumenten vereinfachen möchte, gleichzeitig Geld und Zeit sparen will, der sollte die Dokumentenablage zukünftig mit der Software von Accantum gestaltet. Sie werden erfahren, wie einfach die digitale Ablage von Dokumenten sein kann. Ablage Software Eine Ablage-Software erleichtert das Kategorisieren und Lokalisieren Ihrer unternehmensrelevanten Dokumente. Mussten vorher alle ein- und ausgehenden Unterlagen wie Geschäftsbriefe und Verträge manuell absortiert werden, so kann eine Ablage-Software diese digital erfassen und ortsunabhängig zur Verfügung stellen. Je größer das Unternehmen ist, desto höher wird auch der Verwaltungsaufwand für die Ablage der Dokumente. Eine Ablage-Software kann dabei viele Synergien herstellen, die zu einer hohen Kostenersparnis führen. So müssen alle Dokumente zukünftig nur noch einmal gescannt werden und stehen danach durch die Ablage-Software jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Eine Ablage-Software wird dabei immer auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden. Accantum Accantum ist eine Software zur digitalen Archivierung und modernes Document Management. Unsere Accantum Software bietet dabei alle Vorteile einer digitalen Lösung für Dokumentenmanagement. Wichtig für Ihr Unternehmen ist, dass Accantum bereits seit vielen Jahren in großen Unternehmen im Einsatz ist. Somit können Sie mit Accantum sicher sein, dass Sie eine zuverlässige Software nutzen, die sich seit langer Zeit bewährt hat und ständig optimiert wird. Am besten ist es, wenn Sie unverbindlich einen Accantum-Demozugang anfordern. Dann können Sie sich selbst von den Vorteilen der Accantum Software überzeugen. Aktenarchivierung
Die Aktenarchivierung in Form analoger Aktenverwaltung ist für viele Unternehmen eine Sache der Vergangenheit. Die Vorzüge einer digitalen Aktenarchivierung sind zu groß, als dass man an der alten Form der Aktenarchivierung festhalten könnte. Waren früher wichtige Akten an einen Ort gebunden, so kann mit Hilfe der digitalen Aktenarchivierung für mehr Transparenz und Verfügbarkeit gesorgt werden. Zukünftig müssen sich Ihre Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen auf die Suche nach wichtigen Akten machen, sondern suchen auf dem Server mit Hilfe einer umfangreichen Suchfunktion nach den entsprechenden Akten. Die Zeitersparnis für Ihr Unternehmern durch die digitale Aktenarchivierung ist wiederum eine ganz konkrete Kostenersparnis, die sich über die Jahre summiert.
Archivieren / Archivierung
Das Archivieren bzw. die Archivierung von Dokumenten bietet Ihnen die Möglichkeit, die Ablage Ihrer Dokumente von Grund auf neu zu organisieren. Die Archivierung bringt mehr Transparenz für Ihre Mitarbeiter, da das digitale Archivieren die Zugriffsmöglichkeiten mit Hilfe umfangreicher Rechtssysteme erleichtert. Die Archivierung findet auf einem Server statt, bei dem Sie bestimmte Zugriffsrechte verteilen können. Gleichzeitig wird das Erfassen und Archivieren von Dokumenten über neueste technische Geräte weiter vereinfacht. Sind die Dokumente einmal in der Archivierung erfasst, so sind sie jederzeit für die entsprechenden Mitarbeiter einsehbar.
Archivierungsprogramm
Ein Archivierungsprogramm wie Accantum bietet eine automatisierte Belegverarbeitung, bei der die Inhalte anhand bestimmter Erkennungsalgorithmen analysiert werden. Das Archivierungsprogramm lässt sich dabei so steuern, dass bestimmte Daten automatisch intern verteilt werden. Mit Hilfe einer indexgestützten Suche und einer leistungsstarken Volltexterkennung können Sie mit Accantum nach beliebigen Begriffen in Ihren Dokumenten suchen. Die Vorteile des Archivierungsprogramms liegen dabei in einer Zeitersparnis, die zu einer konkreten Kostenersparnis wird: Ihre Mitarbeiter haben durch die Archivierungssoftware mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Die manuelle Erfassung und die Suche von Belegen entfällt durch das Archivierungsprogramm Accantum.
Archivierung Software / Archivierungssoftware
Eine Archivierungssoftware kann durch automatisches Scannen und Zuordnung von Dokumenten zum einen die Arbeit Ihrer Angestellten erleichtern und zum anderen eine größere Rechtssicherheit herstellen, da z.B. steuerrelevante Dokumente gesetzlich vorgeschrieben über einen langen Zeitraum einsichtbar sein müssen. Durch eine Archivierung mit Hilfe moderner Software wie Accantum können Papierdokumente aller Art so wie E-Mails und Faxe digital erfasst werden. Die automatische Identifizierung von Eingangsdokumenten anhand von Faxnummern oder E-Mail-Adressen wird durch dir Archivierungssoftware ermöglicht. Original getreue Reproduktion Ihrer archivierten Dokumente bieten Ihnen Transparenz und Sicherheit. Selbstverständlich verfügt unsere Archivierungssoftware auch über eine umfangreiche Suchfunktion, die das Auffinden der archivierten Dokumente wesentlich erleichtert. Der Gang zum Aktenschrank und das manuelle Durchsuchen vieler Dokumente entfällt also durch die Archivierungssoftware Accantum.
Archivierungssystem / Archivierungssysteme
Das automatische Archivieren von EDV-Dokumenten jeglicher Art ist mit Hilfe von Archivierungssystemen wesentlich erleichtert. Die zu archivierenden Daten können Faxe, Angebote, Rechnungen oder sonstige Dateien sein. Bevor Unternehmen ein digitales Archivierungssystem benutzt haben, mussten Akten manuell in entsprechenden Aktenschränke abgelegt werden. Somit waren wichtige Unternehmensunterlagen immer an einen Ort gebunden. Mit Hilfe der Archivierungssysteme werden die relevanten Unterlagen digital erfasst und können von jedem Mitarbeiter mit entsprechenden Zugriffsrechten eingesehen werden. Dadurch entfallen zeitintensive Verteilung von Papierakten. Ein optimal integriertes Archivierungssystem kann durch diese Zeitersparnis im Laufe eines Jahres enorme Kosten einsparen.
Datenarchivierung
Die Datenarchivierung bietet Rechtssicherheit, da wichtige Unternehmensdaten langfristig und sicher gespeichert werden. So müssen beispielsweise wichtige Geschäftsunterlagen aus betriebswirtschaftlichen und gesetzlichen Gründen teilweise jahrelang verfügbar sein. Unsere Lösungen der Datenarchivierung berücksichtigen dabei die Anforderungen Ihres Unternehmens an die Sicherheit und das Archivierungssystem. Gemeinsam klären wir, wie die Prozesse bezüglich Archivierung und Zugriff aussehen und wie sich operative Geschäftsprozesse in die Datenarchivierung integrieren lassen. Im Zentrum unserer Betrachtungen bezüglich der Datenarchivierung stehen auch Kontrollmöglichkeiten, damit ein sicherer und vertraulicher Archivierungsprozess gewährleistet ist.
Digitale Archivierung
Mit Hilfe der digitalen Archivierung genießen Sie alle Vorzüge einer vollständigen und professionellen Sicherung Ihrer unternehmensrelevanten Daten. Während die klassische Ordnerablage zeit- und kostenintensiv ist, vereinfacht die digitale Archivierung die Arbeitsprozesse. Die Verarbeitung und die Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente werden durch die digitale Archivierung für alle Mitarbeiter erleichtert. Die digitale Archivierung bietet eine Informationstransparenz, die in Zeiten erhöhter Dokumentenmengen und Aufbewahrungsfristen entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens sein kann. Summiert man die Zeitersparnis für all Ihre Mitarbeiter, so kommen im Laufe eines Jahres enorme Einsparungen zustande. Eine digitale Archivierung ist somit ein ganz klarer Wettbewerbsvorteil, da Zeit und Kosten eingespart werden.
Digitalisierung Dokumente
Die Digitalisierung von Dokumenten vereinfacht die Verarbeitung wichtiger Unterlagen. Täglich fallen in jedem Unternehmen eine Unmenge von Daten an: Rechnungen, Verträge, Geschäftsbriefe und Akten müssen zeitnah erfasst werden. Die manuelle Bearbeitung von Dokumente so wie die Verwaltung und Lagerung waren aufwändige und fehleranfällige Arbeiten. Die Digitalisierung von Dokumenten setzt hier an und kann jeden Tag ganz konkret Kosten für Unternehmen einsparen. Zusätzlich kann eine Digitalisierung von Dokumenten Arbeitsabläufe optimieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren.
DMS
Mit der Abkürzung DMS ist ein Dokumenten Management System (englisch: Document Management System). Das Dokumentenmanagement bietet die Möglichkeit zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Eine Dokumenten Management Software (DMS) organisiert die mittlerweile immensen Vorkommen an Daten, die eine moderne Unternehmensorganisation mit sich bringt. Damit Sie immer die Übersicht behalten, empfehlen wir Ihnen den Einsatz von Accantum. Dieses DMS bietet visualisierte Ordnungsstrukturen und Versionierungen aber auch datenbankgestützte Datenverwaltung. Um sich über alle Features und Vorzüge unseres DMS informieren, kontaktieren Sie uns am besten.
DMS Software
Eine DMS Software hilft Unternehmen dabei, wirtschaftlicher zu arbeiten. Dabei werden alle Informationen in Form von elektronischen Dokumenten in einem elektronischen Archiv abgelegt. Die DMS Software ermöglicht es, dass Dokumente oder Formulare von unterschiedlichen Mitarbeitern erstellt, bearbeitet und überarbeitet werden können. Der Austausch und Zugriff von Dokumenten kann durch die DMS Software zwischen den Mitarbeitern jederzeit nachvollziehbar geändert hat.
Dokumente archivieren / Dokumentenarchivierung
Dokumente archivieren ist immer mehr zu einem modernen Management aller Informationsarten geworden. Sind innerhalb der Dokumentenarchivierung die wichtigen Daten erfasst, so können mit ihnen Versionierungen vorgenommen oder Dokumente als Wiedervorlage und Abonnement gespeichert werden. Eine Volltextrecherche in den archivierten Dokumenten ermöglicht das leichte Auffinden wichtiger Schriftstücke, Verträge oder Faxe. Eine Bearbeitungshistorie, diverse Im- und Exportmöglichkeiten so wie die Zuweisung von Zugriffsrechten runden die Dokumentenarchivierung ab. Wenn Sie sich für eine Dokumentenarchivierung mit Accantum entscheiden, werden Sie die Vorteile bezüglich Zeit- und Kostenersparnis sehr schnell realisieren.
Dokumenten Management System DMS
Das Dokumenten Management kann mit Hilfe einer Software wesentlich erleichtert werden. Accantum bietet hier alle Vorteile, damit Sie Ihre Dokumente elektronisch verwalten können. Mit dem Dokumenten Management System (DMS) können gescannte Faxe, Geschäftsbriefe, Emails und Dateien aus Büroanwendungen zentral verwaltet werden. Dabei werden bei unserem jedem Nutzer individuelle Rechte zugeteilt, die das Dokumenten Management System zentral speichern und dezentral verwalten lassen.
Dokumenten Verwaltung / Dokumentenverwaltung
Die Dokumentenverwaltung ist traditionell eine zeit- und kostenbindende Aufgabe. Dokumente müssen erfasst, verwaltet und abgelegt werden. Bei der herkömmlichen Dokumentenverwaltung müssen Unterlagen auch noch von A nach B bewegt werden. Dabei sind wichtige Dokumente zwischenzeitig verlegt oder nicht für alle Mitarbeiter verfügbar. Die elektronische Dokumentenverwaltung erfasst alle wichtigen Unterlagen wie Rechnungen, Verträge und Geschäftsbriefe zentral und macht sie dann über Server für jeden mit den entsprechenden Rechten versehenen Mitarbeiter verfügbar. Diese Form der modernen Dokumentenverwaltung führt zu mehr Zufriedenheit bei dem Mitarbeitern, da weniger Zeit mit mühseligem Suchen verbracht wird und somit mehr Freiraum für wichtigere Aufgaben entsteht. Somit wird die digitale Dokumentenverwaltung zu einem wichtigen Motivationsfaktor, der gleichzeitig Zeit und Kosten spart.
Dokumentenarchivierung
Dokumentenarchivierung macht wertvolle Unternehmensdokumente für alle entsprechenden Mitarbeiter verfügbar. Dabei können Dokumente jeglicher Art in einem gemeinsamen Dokumentenarchiv abgelegt werden. Dies geschieht größtenteils automatisiert. Umfangreiche Suchfunktionen erleichtern das Auffinden wichtiger Dokumente und Informationen im Dokumentenarchiv. Der Zugriff auf die Daten ist bei einer digitalen Dokumentenarchivierung lokal bei Ihnen im Unternehmen möglich, kann aber auch gerade für Geschäftsreisende auch von jedem Ort der Welt geschehen. Die Vorteile der digitalen Dokumentenarchivierung liegen somit in der sowohl personell als auch örtlich unabhängigen Verfügbarkeit Ihrer unternehmensrelevanten Dokumente.
Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement entwickelt sich immer mehr zu einer zentralen Frage der Unternehmensführung. Die steigende Flut an Informationen will sinnvoll bewältigt, abgearbeitet und in die Unternehmensprozesse integriert werden. Ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Dokumentenmanagement kann die Erfassung und Verwaltung von Briefen, Faxen, E-Mails und weiteren Dokumenten erleichtern. Aber ein effizientes Dokumentenmanagement ist mehr als nur eine Erleichterung, sondern mittlerweile ein integraler Bestandteil eines modernen Unternehmensmanagements. Dank des Dokumentenmanagements verwaisen wertvolle Dokumente nicht mehr in den Aktenordern eines einzigen Mitarbeiters. Ohne eine digitales Dokumentenmanagement kann es dazu kommen, dass anderen Mitarbeitern nicht einmal bekannt ist, dass bestimmte Dokumente bereits vorhanden sind. Die Suche kann ohne ein Dokumentenmanagement somit sehr erschwert werden und Arbeitsprozesse geraten ins Stocken. Mit Hilfe elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement werden Dokumente in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt, die danach an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung stehen.
Email Archivierung / E Mail Archivierung
Die Email Archivierung bietet Ihrem Unternehmen mehr Sicherheit. So müssen beispielsweise steuerrelevante Emails unverändert bis zu 10 Jahren archiviert werden. Dazu benötigen Sie eine automatische Email Archivierung. Eine automatische regelbasierte Email-Archivierung mit Accantum archiviert die Email bereits beim Eingang. Natürlich können auch ausgehende Emails automatisiert archiviert werden. Für die Anforderungen in Ihrem Unternehmen entwickeln wir eine Lösung zur Email–Archivierung, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Unsere Email-Archivierung fügt sich problemlos in die Benutzeroberfläche ein und gewährleistet eine schnelle und einfache Archivierung Ihrer Emails. Der Abruf bereits archivierter Emails erfolgt mit der passenden Berechtigung transparent für den Endbenutzer. Die Emails können aus dem Email Archiv bearbeitet, weitergeleitet oder in anderen Ordner gespeichert werden. Zusätzlich biete eine umfassende Suche viele Möglichkeiten, um auf Ihre Email-Archivierung zuzugreifen.
Elektronische Archivierung
Die elektronische Archivierung ist für moderne Unternehmen Bestandteil eines effektiven und offenen Kommunikationsnetzwerkes, das Zeit und Kosten spart. Sowohl die Aufbewahrung als auch das Bereitstellen unternehmenswichtiger Informationen ist einer der Vorzüge der elektronischen Archivierung. Mit Hilfe der Accantum Software können Informationen wesentlich sicherer und länger aufbewahrt werden, als die mit Akten und Papier möglich ist. Daher ersetzt die elektronische Archivierung in vielen Firmen das herkömmliche Ablagesystem. Wer einmal auf die elektronische Archivierung umgestellt hat, geht nicht mehr zurück. Sowohl die Vereinfachung als auch Zeit- und Kostenersparnis bieten Vorteile, die nur die elektronische Archivierung bietet.
Vertragsverwaltung / Vertragsmanagement
Die Vertragsverwaltung (Vertragsmanagement) ist einer der wichtigsten Bereiche zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer. Sowohl die Entwicklung als auch die Verwaltung von Verträgen ist die Basis jeder Zusammenarbeit. Gleichzeitig müssen auch die unterschiedlichen Abteilungen in einem einzigen Unternehmen Möglichkeiten der Einsicht in Verträge haben. Die Vertragsverwaltung kann dabei Zugriffrechte verteilen, damit nur die berechtigten Abteilungen Zugriffe auf die Verträge haben. Somit erleichtert das Vertragsmanagement Ihrem Einkauf, Vertrieb oder auch der Rechtsabteilung, Verträge zu erstellen und abzuwickeln. Eine moderne Vertragsverwaltung kann dabei nur mit Hilfe einer entsprechenden Software sowohl Transparenz ermöglichen als auch Zeit und Kosten sparen.
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